特定技能制度では、外国人材が日本で円滑に働き、生活を安定させるための支援を受ける仕組みが整えられています。その中心的な存在が「登録支援機関」です。
登録支援機関は、特定技能外国人への生活支援や行政手続きの同行、日本語学習のサポートなど、幅広い役割を担います。本記事では、登録支援機関の制度上の位置づけから委託の要否、選び方やメリットまで、最新情報を踏まえて詳しく解説します。
1. 登録支援機関とは？その制度的な位置づけと目的
登録支援機関とは、特定技能外国人が日本で働きながら安定した生活を送れるよう支援を行う機関で、出入国在留管理庁に正式に登録されています。
特定技能外国人が日本での生活や職場での環境にスムーズに適応できるよう、企業には制度上、「支援計画」を作成して必要な支援を提供する義務があります。
この支援計画には、日本語や日本の生活習慣に慣れていない外国人が、仕事や日常生活でつまずきやすい点や、自力では解決が難しい問題への対応策が盛り込まれています。つまり、単なる仕事上の指導だけでなく、生活全般にわたるきめ細かい支援が求められているのです。
しかし、これらの支援を自社だけで行うには時間や手間がかかるうえ、外国人の母国語での説明が必要になるケースも少なくありません。そのため、社内リソースだけでは十分に対応できない場合や、制度上、自社で対応することが適切でない場合もあります。
その場合は登録支援機関に委託することで、制度上求められる10項目の支援を確実に実施できます。外国人が孤立せず安心して就労できるよう、雇用主と行政の間をつなぐ重要な役割を果たしています。
登録支援機関は、企業の依頼を受けて支援を行いますが、企業と外国人の間に立つ中立的な立場を維持することが求められます。
つまり、外国人の権利や生活の安全を守りつつ、企業の業務運営をサポートする第三者的な役割を果たすことが重要です。
特定技能制度に関わる各機関の関係図
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登録支援機関として登録されるための条件
登録支援機関になるためには、安定した支援体制と法令遵守の実績が求められます。
具体的には、支援責任者・担当者の配置、外国人の母国語対応、財務基盤の健全性、過去5年間の法令違反の有無などです。
これらの条件を満たし、申請書・体制図・支援計画を出入国在留管理庁に提出して審査を受けます。
登録後は「登録支援機関登録簿」に名称が掲載され、誰でも確認可能です。
登録支援機関に課せられる義務と責任
登録支援機関には、受けた支援業務を確実に実施し、その記録を保存・報告する義務があります。支援を怠ったり虚偽報告を行った場合、登録取消や行政指導の対象になります。
特に、外国人本人に不当な費用を負担させる行為は禁止されており、倫理的な運営が求められます。
行政への定期報告や改善命令への対応も重要で、体制の整備とコンプライアンスが重視されます。
2. 特定技能外国人への支援内容について
特定技能制度では、登録支援機関または受入れ企業が、外国人本人に対して10項目の支援を行うことが義務づけられています。
これらの支援は、単なる事務的なサポートではなく、外国人が地域社会に定着し、安心して働けるよう生活全般を支える取り組みです。
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① 事前ガイダンスの実施
入国前に行われる事前ガイダンスでは、給与や勤務時間、業務内容、福利厚生、労働環境、相談窓口など、働く上で必要な情報を外国人に伝えます。特に日本語が十分理解できない場合は母国語で説明することが求められます。
これにより、入国後の誤解やトラブルを防ぎ、安心して業務に取り組める環境を整えることができます。さらに、健康保険や年金制度の概要を説明することで、入国後すぐに生活に必要な手続きを理解できるようにします。
② 入出国時の送迎サポート
入国時や一時帰国時には、空港や港から宿泊先、または帰国時の交通手段までの送迎を行います。初めて日本に来る外国人にとっては、交通ルールや路線の複雑さが不安要素となるため、送迎を通じて安全かつ安心して移動できるよう支援します。場合によっては、公共交通機関の使い方を同行しながら説明することもあります。
③ 住宅確保や生活契約手続きの支援
外国人が日本で生活を始める際には、住居契約や光熱費の手続き、銀行口座の開設、携帯電話契約など、さまざまな契約を行う必要があります。
登録支援機関はこれらの手続きがスムーズに進むようサポートし、必要に応じて保証人代行や契約内容の説明も行います。特に契約書の内容や注意点を理解してもらうことは、後々のトラブル防止につながります。
④ 生活オリエンテーションの実施
入国後には、日本での生活ルールやマナー、交通ルール、ゴミの分別方法、地域の行事、防災・防犯情報などを説明します。
これにより、日常生活上のトラブルを未然に防ぎ、地域社会に円滑に溶け込めるよう支援します。加えて、近隣施設の紹介や医療機関の利用方法なども案内することで、生活の基盤を早期に整えることができます。
⑤ 公的手続き等への同行支援
住民登録や健康保険、年金加入などの行政手続きに同行し、書類の記入や提出、通訳の補助を行います。これにより、外国人が制度を正しく利用でき、生活に支障が出ることを防ぎます。
また、提出期限や必要書類の漏れを防ぐことで、行政とのトラブルも避けられます。
⑥ 日本語学習機会の提供支援
日本語能力の向上は、職場での円滑な業務遂行や生活定着に直結します。登録支援機関は、日本語教室の紹介や教材提供、オンライン学習のサポートなどを行い、学習環境を整えます。学習進捗の確認や学習方法の相談に乗ることも、定着支援の一環として重要です。
⑦ 相談・苦情への対応
外国人が職場や生活で困ったことやトラブルに直面した際に、相談窓口を提供します。母国語での対応が可能であれば、安心感が増し、問題の早期解決につながります。
相談内容によっては、企業と調整したり、必要な改善策を提案することもあります。
⑧ 地域社会との交流促進
地域行事や交流イベントへの参加支援を行うことで、外国人が地域社会に馴染む手助けをします。孤立を防ぎ、地域住民との関係構築を促進することが目的です。
交流活動を通じて日本の文化や生活習慣を理解する機会を提供することもあります。
⑨ 転職支援（受入れ企業都合による契約終了時）
受入企業の都合で雇用契約が終了した場合、新しい就職先の紹介や応募手続きの支援を行います。生活や就労が途切れないよう、早期のサポートが求められます。
また、転職先での適応や条件の確認などもアドバイスします。
※本人都合による場合は支援義務無し。
⑩ 定期面談と行政機関への通報義務
特定技能外国人が不当な扱いを受けないよう、登録支援機関は定期的に面談を実施します。
面談では、違法行為や不適切な取り扱いが見つかった場合に指摘し、改善を促します。改善が行われない場合には、登録支援機関から行政機関へ報告することが義務付けられています。
定期面談は、外国人本人と、その監督者（上司など）それぞれに対して、3か月に1回以上のペースで行います。面談内容は、退職につながる可能性のある重要な相談から、日常の些細な不安や疑問まで幅広く扱います。
また、トラブル防止の観点から、生活オリエンテーションで説明した内容を再確認したり、雇用条件に沿った勤務が行われているかチェックしたりすることも重要なポイントです。
このような定期面談を通じて、外国人が安心して働き続けられる環境を維持し、職場での早期トラブルや不安の蓄積を防ぐことができます。
最も時間がかかる支援とは？
実務上最も時間がかかるのは「生活オリエンテーション」や「相談対応」です。言語の壁や文化差を理解しながら丁寧に支援する必要があるため、支援担当者の力量が問われます。
3. 支援業務は登録支援機関への委託が必要？
特定技能制度では、支援業務を「すべて自社で行う」か「登録支援機関に委託する」かを選択できます。ただし、要件を満たさない企業は委託が必須です。
すべての支援を委託しなければならないケース
受入れ企業が支援体制を整えていない場合や、日本語対応・24時間相談対応ができない場合などは、すべての支援を登録支援機関に委託しなければなりません。
自社対応と委託の選択が可能なケース
企業に通訳担当者が在籍しているなど、一定の支援体制を備えている場合は、一部支援を自社で行うことも可能です。委託・内製のハイブリッド型運用が一般的です。
自社での支援（内製化）は可能か？
自社での支援も可能ですが、全項目を確実に実施し、記録を残す体制が必要です。手間やノウハウを考慮し、多くの企業は登録支援機関への委託を選択しています。
4. 登録支援機関委託のメリットとデメリット
【委託するメリット】
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登録支援機関に支援業務を委託する最大のメリットは、企業が業務指導や教育に集中できる点です。特定技能外国人への支援業務は多岐にわたり、事前ガイダンスだけでも最低3時間、生活オリエンテーションは約8時間が目安です。さらに資料準備や事前調整なども必要であり、担当者の負担は相当大きくなります。
これらを外部に委託することで、社員は教育や業務指導に時間を集中させられ、効率的に業務運営が可能になります。中小企業では特に、登録支援機関への委託が一般的になっています。
また、職場以外の第三者が相談相手になることで、外国人は悩みや不安を気軽に話しやすくなります。上司や同僚に直接相談することは心理的なハードルが高い場合がありますが、登録支援機関はこれまでの実績や経験に基づき、トラブルを未然に防ぐための具体的なアドバイスを提供できます。
結果として、職場内の問題発生を減らし、外国人が安心して働ける環境を作ることにつながります。
【委託するデメリット】
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一方で、登録支援機関に委託することにはデメリットも存在します。
まず、費用面の負担です。自社で支援体制を整えたり資料を作成したりする場合でもコストは発生しますが、外部に委託する場合はその分追加費用がかかります。特に小規模企業では、コスト面がネックになる場合があります。
また、直接支援を行う場合に比べ、特定技能外国人との関係性を深めにくい点もデメリットです。企業の担当者が直接関わることで、信頼関係を築きやすく、日常の小さな悩みや要望に気付きやすくなります。
さらに、登録支援機関の選定も簡単ではありません。数多くの機関が存在する中で、経験豊富で適切に運用されている機関を見極める必要があります。適当に選んでしまうと、支援の質が低下したり、トラブルが発生するリスクもあります。
怪しい業者に委託しないよう、事前の確認と評価が欠かせません。
5. 登録支援機関の選び方のポイント
多言語対応や外国人の母国語への支援力
特定技能制度外国人とは言語の壁を取り除くことが信頼構築の第一歩です。
登録支援機関は、登録要件として「外国人が十分に理解できる言語で支援を提供できる体制を有していること」が義務付けられています。多くの場合、外国人の母国語で対応することが前提です。申請書には「対応可能な言語」を記載する必要があり、記載されていない言語については支援ができません。
そのため、受け入れる外国人の母国語に対応しているかどうかは必ず確認する必要があります。さらに、今後の受け入れ予定も考慮して選定することが望ましいです。
実際、複数の登録支援機関を利用している企業では、追加で採用した外国人の母国語に対応していなかったため、別の登録支援機関に委託したケースもあります。
費用の透明性と適正さを確認する
費用は登録支援機関ごとに大きく異なり、相場が明確に決められているわけではありません。そのため、複数の登録支援機関から見積もりを取得し、費用が妥当かどうかを比較検討することが重要です。
費用をチェックする際は、「安いから良い」という判断は禁物です。まずはコンプライアンス遵守の姿勢がしっかりしているかを最優先に確認し、その上で料金が適正かどうかを見ます。また、総額だけを提示する機関もありますが、必ず費用の内訳まで確認し、提示されている内容で支援計画を確実に履行できる体制かどうかを見極めることが大切です。
6. 支援体制と実績を確認し、費用とのバランスを見極めよう
特定技能外国人を受け入れるうえで、「なぜ支援が必要なのか」「自社で対応すべきか、それとも登録支援機関へ委託すべきか」は、必ず押さえておきたいポイントです。
支援を自社で内製化できるのは、過去2年間に外国人受け入れの実績があり、さらに支援に必要なコストや人員を確保できる企業に限られます。
これまで外国人労働者を受け入れた経験がない場合や、社内だけでの対応に不安がある場合は、登録支援機関へ委託することで「適切な支援を実施している」と認められます。
登録支援機関を選ぶ際は、支援体制が整っているか、実績は十分か、費用は適正かといった点を丁寧に比較検討することが重要です。
特定技能外国人の採用を成功させるには、信頼できる登録支援機関の存在が欠かせません。必要なポイントを踏まえ、自社に最適なパートナーを見つけましょう。
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