外国人社員が大切な在留カードを失くしてしまいパニックに陥ってしまうケースは少なくありません。
「職務質問されたらどうなる？」「すぐに再交付できるの？」といった不安は尽きないものです。
企業担当者としては、社員が安心して再交付手続きを進められるよう、正しい知識でサポートすることが求められます。
この記事では、出入国管理及び難民認定法（入管法）に基づき、在留カードを紛失・盗難・滅失した場合の正確な再交付手続きを、ステップごとにわかりやすく解説します。常時携帯義務の重要性や、海外で紛失した場合の対応方法についても網羅しており、万が一の事態に備えるための完全ガイドです。
1. 14日以内が必須！在留カード紛失・盗難時の再交付申請期限
在留カードを紛失したことが発覚した場合、何よりもまず「迅速な対応」が求められます。
大切な在留カードが犯罪などに悪用されるのを防ぐためにも、落ち着いてすぐに手続きを始める必要があります。中長期在留者として在留カードの交付を受けている外国人は、カードの紛失や盗難、滅失といった事由により所持を失ったとき、その事実を知った日を含めて14日以内に、出入国在留管理庁長官に対し、在留カードの再交付を申請することが、出入国管理及び難民認定法（入管法第十九条の十二）によって義務付けられています。
この期限は厳守する必要があり、もし国外にいる間に紛失の事実を知った場合は、その後最初に入国した日から14日以内が申請期限となります。期限を過ぎてしまうと、後述する重い罰則の対象となる可能性もあるため、外国人社員には発見次第すぐに企業担当者に報告させ、速やかに手続きを指導することが極めて重要です。
2. 重大な注意点：在留カードの常時携帯義務と罰則
在留カードは、日本に中長期滞在する外国人にとって、適法な在留資格を持っていることを証明するための最も重要な公的証明書です。そのため、16歳以上の外国籍の方全員に対し、原則として在留カードを常時携帯する義務が課されています。
この常時携帯義務は、適法に日本に滞在している外国人であるということを即座に証明し、不法滞在者と疑われる事態を避けるためにも非常に重要です。パスポートでは代わりにならないため、紛失した際には身分を証明できる手段が失われることになり、日常生活においても大きなリスクを伴います。
永住者も携帯義務の対象か？
「永住者」の在留資格を持つ外国人であっても、特別永住者を除き、16歳以上の者には在留カードの常時携帯義務が課せられています。
永住許可は在留期限がないという点で他の在留資格と異なりますが、日本に在留する外国人であるという立場は変わらないため、警察官や入国審査官といった権限ある官憲からの提示要求があった場合に、滞在の合法性や在留資格に基づく活動範囲を証明できるよう、常に在留カードを携帯していなければなりません。
この義務は、全ての外国人に対して日本の法律が定める基本ルールの一つです。
携帯義務が免除される具体的なケース
原則として常時携帯が義務付けられている在留カードですが、以下のような特定の状況下では、その携帯義務が免除されています。
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不携帯・提示拒否に対する罰則規定
在留カードの携帯義務および提示義務に違反した場合、重い罰則が科せられる可能性があります。
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これらの罰則情報（処分情報）は入管当局に記録され、次回の在留資格更新時や永住許可申請時など、将来の在留審査に不利な影響を及ぼす可能性があります。また、紛失による再交付申請を14日以内に行わなかった場合も、同様に1年以下の懲役又は20万円以下の罰金が科される可能性があるため（入管法第七十一条の四）、法的義務の遵守が不可欠です。
企業が外国人社員のカードを預かることの禁止
企業が外国人社員に対して親切心から「紛失しないように」と、在留カードやパスポートを預かる行為は、たとえ本人の同意があったとしても、法律で禁止されている不正行為に該当する可能性があります。
特に、技能実習生の場合、旅券や在留カードの取り上げは不正行為として出入国在留管理庁に摘発された事例も存在します。
これは、外国人の自由な意思や行動を不当に制限することを防ぐための措置です（外国人の技能実習の適正な実施及び技能実習生の保護に関する法律第48条第1項など）。
企業担当者は、いかなる場合も外国人社員の身分証明書や旅券を保管してはならないことを徹底し、社員本人に責任をもって携帯・管理させるよう指導しなければなりません。
3. 手続きの流れを解説！在留カード再交付申請ステップ
在留カードを紛失した際の再交付申請は、以下の２つのステップを迅速に進めることが基本となります。申請期間の起算点（事実を知った日）から14日以内という期限があるため、焦らずに手順を一つずつ確認して実行しましょう。
STEP1：最寄りの警察・交番への紛失届提出
紛失や盗難に気づいたら、悪用を防ぐためにも、まずは速やかに最寄りの警察署または交番へ行き、遺失届（紛失届）または盗難届を提出してください。
警察から受理番号または「遺失届出証明書」などの控えを受け取ることが、後の入管での再交付申請手続きにおいて必須となります。この書類は、「在留カードを所持を失ったことを証する資料」として入管に提出する必要があるため、必ず保管しておきましょう。
STEP2：住居地を管轄する出入国在留管理庁への再交付申請
警察への届出が完了したら、次に、外国人社員の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署（入管）に出向き、再交付申請を行います。
例えば、東京都に住んでいる場合は東京出入国在留管理局、名古屋市に住んでいる場合は名古屋出入国在留管理局が管轄となります。この際、警察で取得した遺失届出証明書等を忘れずに持参する必要があります。
再交付申請時に用意すべき必須書類一覧
在留カードの再交付申請（紛失・盗難の場合）に必要な主な書類は以下の通りです。申請前に不備がないか、外国人社員と一緒に確認しましょう。
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これらの書類に加え、申請人が本人以外の場合は、代理人の身分証明書や申請取次を証明する資料が必要になります。詳細は必ず出入国在留管理庁の公式情報で最新版を確認してください。
本人以外（代理人）による申請の可否
在留カードの再交付申請は、疾病やその他の正当な理由により本人が出頭できない場合、本人以外の者が行うことも可能です。以下の者であれば、本人に代わって申請できます。
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企業担当者が申請を取次ぐ場合は、事前の承認が必要となります。承認を受けていない場合は、申請取次が可能な行政書士や弁護士に依頼するか、本人に手続きを依頼するのが確実です。
新しい在留カードが交付されるまでの所要時間
在留カードの再交付は、原則として申請したその日のうち（即日）に行われます。これは、在留カード不携帯状態を解消し、外国人がすぐに適法に在留している証明を得られるようにするための重要な措置です。
そのため、申請は午前中に行うなど、時間に余裕をもって入管の窓口に向かうのが賢明です。ただし、窓口の混雑状況や申請内容の審査状況によっては、当日中の交付が困難となるケースもまれに発生します。
もし即日交付されず、後日改めて新しい在留カードを受領することになった場合は、「申請受付票」と旅券、および身分を証明する文書等を次回提出する必要があります。
紛失・盗難による再交付申請の手数料
在留カードの紛失、盗難、滅失、または著しい毀損、ICチップの記録毀損といった不可抗力に近い理由による再交付申請については、入管法に基づき手数料はかかりません（無料）。しかし、「写真写りが気に入らない」といった自己都合による交換を希望する場合（毀損等の場合以外で在留カードの交換を希望するとき）には、1,600円の手数料（収入印紙で納付）が必要となります。紛失による再交付は無料ですが、写真の準備費用や、行政書士に依頼した際の費用は別途発生します。
再交付手続き中のパスポート携帯推奨
在留カードを紛失している状態は、常時携帯義務を果たせない期間が生じることを意味します。在留カードがあれば、通常、パスポートの携帯義務は免除されますが、在留カード紛失発覚後は、再交付されるまでの間はパスポートを常に携帯することを強く推奨します。
警察官などから在留資格の証明を求められた際、パスポートによって身分を証明できないと、在留カード不携帯や提示拒否に準じたトラブルに発展する可能性があるためです。提示を求められた際には、パスポートと、在留カードを紛失したこと、そして再交付申請中である旨を丁寧に説明しましょう。
4. 海外滞在中（一時帰国中）に在留カードを失くした場合の対応
外国への一時帰国や出張中に在留カードを紛失してしまうと、「日本に再入国できなくなるのでは」と、国内で紛失するよりもさらに大きな不安を感じるかもしれません。しかし、対応の基本は国内紛失時と同様です。
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もし、在留カードがないことで飛行機への搭乗が危惧される場合は、日本の友人、家族、または企業の担当者（申請取次の承認を受けている機関の職員）に連絡を取り、本人の住居地を管轄する入管で再入国許可期限証明書を取得してもらい、それを国際郵便で本人に送付するという方法を取ることもできます。
なお、海外の日本大使館や領事館では在留カードの再交付手続きは行えません。
5. まとめ：企業担当者が知っておくべき重要事項
在留カードの紛失は、いつ外国人社員に起こってもおかしくない問題です。
多くのケースで、在留カードは財布や他の貴重品と一緒に失われることが多く、社員本人だけでなく、企業担当者も戸惑いがちです。
しかし、この問題は「個人の問題」で終わらせるのではなく、企業の在留資格管理上の問題として捉える必要があります。
企業担当者は、在留カードの紛失という不測の事態においても、社員がパニックに陥ることなく正しい対応を迅速に取れるよう、正確な知識を学び、平時から以下の点を社員に指導しておくことが重要です。
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日頃から在留カードの重要性を指導し、万が一の際には速やかに対応できる体制を整えておくことが、外国人社員の安心と適法な雇用継続のために不可欠です。
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