在留カード更新手続きの完全ガイド｜何日前から可能？期限切れの対処法と注意点

外国人雇用において、最も頻繁に発生し、かつ最もリスクが高い実務が「在留期間の更新手続き（ビザ更新）」です。

在留カードの有効期限を1日でも過ぎてしまうと、その従業員は「不法残留（オーバーステイ）」となります。
これは本人だけの問題ではなく、雇用している企業側も「不法就労助長罪」に問われる深刻な事態を招きかねません。かつては個人の問題とされる傾向もありましたが、現在では企業の管理責任が非常に厳しく問われる時代となっています。

在留カード見本

本記事では、更新は何日前から準備すべきかという基本から、資格別の詳細な必要書類、審査官を納得させる理由書の構成案、さらには万が一の緊急対応まで、圧倒的な情報量で徹底的に解説します。2026年現在の最新の入管実務と、デジタル化が進む法制度の動向に基づき、企業の採用・人事担当者が「うっかり失効」を完全に防ぎ、スムーズな就労継続を実現するための完全保存版ガイドです。

1. 在留カード更新の法的期限と「3ヶ月・4ヶ月」の重要性

在留期間の更新手続き（在留期間更新許可申請）において、まず担当者が押さえるべきは「いつから動くべきか」という時間軸です。

① 申請可能なのは「有効期限の3ヶ月前」から

法律上、在留期間の更新申請は、現在の有効期限が満了する日の「3ヶ月前」から受け付けられます。例えば、有効期限が10月31日であれば、8月1日から申請が可能です。

この「3ヶ月」という期間が設定されている理由は、入管側の審査工数と、申請側に不備があった際の修正期間を考慮したものです。実務上は、3ヶ月前になった初週に申請を完了させることが、最もリスクの低い運用とされています。

② なぜ「4ヶ月前」に準備を開始しなければならないのか

申請自体は3ヶ月前ですが、企業が社内で動き出すべきは「4ヶ月前」です。これには以下の4つの具体的な理由があります。

1. 書類の取り寄せ期間：本国の大学からの卒業証明書や、親族関係を証明する公文書が必要な場合、国際郵便の遅延や現地の役所手続きで1ヶ月近くかかることがあります。
2. 翻訳の依頼と確認：日本語以外の全ての書類には翻訳が必要です。専門業者への依頼や社内でのダブルチェックには時間がかかります。
3. 納税状況の確認：万が一、住民税や社会保険料に未納があった場合、3ヶ月前の申請開始までに「完納」し、その証明書（領収書等）を用意しなければなりません。
4. 本人のパスポート更新：パスポートの残存期間が短い場合、このタイミングで領事館へ更新に行かせる必要があります。

③ 3ヶ月より前に申請できる「特別な事情」とは

例外的に、3ヶ月以上前から申請が認められる「早期申請」についても理解しておきましょう。

• 長期の海外出張（プロジェクトのために半年間日本を離れる等）
• 出産や里帰り（更新期限周辺に日本にいないことが確定している場合）
• 大怪我や重病の療養（入院等のために手続きが困難になる場合）

これらには「疎明資料（理由書＋証明書）」の提出が必要です。ただし、早期申請をしても、新しい在留期間は元の期限からカウントされるため、期間が短くなる不利益はありません。

2. 【在留資格別】更新時に絶対必要な最新書類リストと注意点

更新申請において最も重要なのは「立証責任」です。2026年現在の傾向に基づき、主要な就労資格の書類を深掘りします。

2-1. 技術・人文知識・国際業務（技人国ビザ）

ホワイトカラー職種で最も一般的な資格です。ここでは「職務内容の継続性」と「給与水準」が厳しくチェックされます。

2-2. 特定技能（1号・2号）

特定技能は、入管による「事後管理」が最も厳しい資格です。

• 報酬に関する説明書：日本人と同等以上の賃金であることを、比較対象の日本人社員の賃金台帳等を用いて再証明します。
• 公的義務の履行証明：年金、健康保険、税金の支払いに1日でも遅れがあれば、更新時に「理由書」と「再発防止策」を求められます。
• 定期報告との整合性：四半期ごとに行っている報告内容と、更新時の書類に矛盾があれば不許可の引き金になります。

2-3. 家族滞在ビザ（従業員の配偶者・子供）

意外と忘れがちなのが、従業員の家族のビザ更新です。従業員の更新と同時に行うのが一般的ですが、以下のリスクに注意してください。

「資格外活動（アルバイト）」の28時間オーバーです。
配偶者がコンビニ等で週28時間を超えて働いていた場合、その家族の更新が不許可になるだけでなく、扶養者である従業員自身の「監督義務」が問われ、本人の在留期間が短縮されるペナルティがあります。

3. 審査官を納得させる「申請理由書」の書き方テクニック

単なる更新であっても、前回から状況が少しでも変わっている場合は、A4用紙1枚程度の「理由書」を添えるのが実務上は安全です。

理由書に入れるべき5つの必須項目

1. 経緯：前回の許可から現在に至るまでの、本人の勤務状況と成長。
2. 必要性：現在、その人材が社内でどのような役割を果たしており、代わりの人材（日本人）の確保がなぜ困難なのか。
3. 今後の展望：今後、どのような業務を任せる予定か。これにより「将来的な安定性」をアピールします。
4. 処遇の改善：昇給や昇進があった場合、それを強調することで「優良な雇用実態」を証明できます。
5. コンプライアンスの遵守：社会保険への加入や納税、法規制の遵守を徹底している旨を記載します。

4. 恐怖の「オーバーステイ」発生時の緊急対応フローと法的罰則

もし、管理ミスで在留期限を1日でも過ぎてしまった場合、それは「ケアレスミス」では済まされない経営危機です。

① 直ちに全業務を停止させ、物理的に遠ざける

期限が切れたことを知った瞬間、その従業員は「不法残留者」です。
この状態で業務を続けさせると、雇用主には「不法就労助長罪」が適用されます。

② 入管への「自ら出頭（自首）」と特別受理の交渉

警察に摘発された場合は「強制送還」となりますが、自ら入管へ出頭した場合は、「特別受理」によって日本に留まったまま更新が認められる道が、わずかですが残されています。

この際、企業が同行し、「管理ミスであったこと」「本人は適正に勤務していたこと」「会社として重大な反省をしていること」を記した膨大な顛末書を作成し、審査官へ情状参酌を求めます。独断で行わず、必ず専門の弁護士や行政書士に依頼してください。

5. 更新不許可になる「よくある原因」と徹底的な回避策

期限内に申請しても、不許可になれば雇用は終了です。不許可の要因を事前に潰しておきましょう。

5-1. 公的義務の未履行（納税・年金・保険）

2026年現在、これが最大の不許可要因です。入管は厚生労働省や自治体とオンラインで連携しており、納付状況を一瞬で把握します。

• 住民税の未納、滞納。
• 国民年金・国民健康保険の未納（本人が自身で加入している場合）。

対策として、企業はできる限り「社会保険（給与天引き）」への加入を徹底させることが、更新を確実にするための最短ルートです。

5-2. 職務内容の「実態」と「資格」の乖離

「技人国ビザ」で雇用しているにもかかわらず、現場の人手不足から「工場のライン作業」や「レジ打ち」などの単純作業に従事させている場合、更新時に実態を調査され、不許可となります。これは「資格外活動違反」として扱われ、本人は強制送還、企業は罰金の対象となります。

5-3. 転職時の届出漏れ（所属機関の届出）

中途採用した外国人の更新時に最も多いミスです。前職を辞めてから2週間以内に、本人が入管へ「退職届出」を、入社後に「就職届出」を出す必要があります。これを出していないと「義務違反」と見なされ、在留期間が最短の「1年」になったり、審査が極めて長引いたりします。

6. 2026年最新動向：入管DXと今後の雇用管理の変化

現在、入管実務はこれまでにないスピードでデジタル化が進んでおり、これが更新実務を大きく変えようとしています。

6-1. マイナンバーカードと在留カードの統合運用

2026年より、マイナンバーカードと在留カードの統合運用が本格化しています。これにより、所得や社会保険の加入状況が「自動的に」入管側へ送られるため、嘘の記載をすることは物理的に不可能となりました。企業は日頃からの労務管理（適切な残業代支払い、社会保険加入）を完璧にしておくことが、最大のビザ対策となります。

6-2. 審査期間の二極化と優良企業の優遇

AI審査の導入により、過去に一度も問題を起こしていない優良企業（カテゴリー1・2）の単純な更新申請は、わずか数日で許可が出るケースも増えています。一方で、一度でもオーバーステイや不法就労者を出した企業、あるいは書類に不備が多い企業の審査は、これまで以上に徹底的に、かつ長期間にわたって行われるようになっています。

7. まとめ：持続可能な外国人雇用のための「3つのゴールデンルール」

在留カードの更新手続きは、単なる行政手続きではありません。それは、外国人従業員の日本での生活を守り、企業の成長を継続させるための「命綱」です。本記事で解説した内容を、ぜひ貴社のルーチン業務として定着させてください。

2026年、外国人材は日本経済にとって欠かせないパートナーです。コンプライアンスを徹底し、従業員が安心して長く働ける環境を提供することが、企業の持続的な成長には不可欠です。

本記事を参考に、自社の管理体制を今一度見直し、盤石な体制を構築しましょう。もし判断に迷うような複雑なケースが発生した場合は、独断で進めず、速やかに外国人雇用専門の行政書士や弁護士へ相談し、確実な一歩を踏み出すことをお勧めします。適切な管理こそが、企業の社会的信頼を守る唯一の方法です。